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PDCAサイクルって?実は身近な考え方!ビジネスや個人でもマネジメントしていくための基本

医療

どーも、もんたです。

PDCAサイクルって聞いたことありますか??ビジネスやマネジメントにおいて基本的な考え方の一つです。
なんだか難しそうと思ったあなた!!
仕事をしてるとき、もっと効率的にしたいとかここがやりにくいからこうしたらいいんじゃないかなとか考えたことはありませんか?
試験を受けるのに向けてこうしよう、あーしようって計画したことありませんか?
そんなあなたはすでに自分をマネジメントしています!(とぼくは思います)

難しい言葉がいっぱい並んでいると思った方今回は、マネジメントマネジメントサイクルPDCAサイクルについて簡単に触れていきます。

マネジメントって

マネジメントといわれるとなんだか難しく聞こえるかもしれません。

訳すると『経営』や『管理』という意味合いになります目標達成を目指すためにいろんなリスクや資源を管理していく。目標までの道筋を示す。というのがマネジメントです。

普段の何気ない日常でもこういう場面ってないですか?
例えばテストに合格するために何をどれだけの時間勉強して…というように考えたりしませんか?これはテスト合格という目標のために具体的にどうするか道筋を立てているんだと思います。

つまり自分をマネジメントしていることになるのではないでしょうか。少し身近に聞こえませんか?マネジメントの話をこれ以上してしまうと長くなってしまうので別の記事でかこうと思います。


マネジメントサイクルとは

さてマネジメントはざっくり目標達成の道筋を立てることと言いました。
しかし一度道筋を立てても、実際やってみたらうまくいかないこともあると思います。

難しい目標ほど目標達成には自分が考えなかったリスクや壁があるので修正が必要です。
目標達成をより良い状態にもっていけるようにするためには継続したシステムが必要です。
このシステムがマネジメントサイクルです。

マネジメントサイクルには『PDSサイクル』『PDCAサイクル』『OODAループ』『CAPDサイクル』『PDRサイクル』などがあります。

もんた

今回はこの中の最も有名な『PDCAサイクル』についてみていきます。

PDCAサイクルとは

さてPDCAサイクルを具体的にみていきましょう。

PDCAサイクルは『Plan:計画』『Do:実行』『check:評価』『Action:改善』の頭文字を取って名付けられています
これは改善までいったら終了ではなく、また計画に戻ってくるくると繰り返し回します。これがサイクルという言葉の所以です。これを継続的にしていくことで目標達成が可能となります。

Plan:計画

目標や目的を考えて、その目標達成にはどうしていくか計画を立てます。誰が、何を、なぜ、どのように、いつまでに、など5W1Hを考えながら具体的に考えていきましょう。現実的な目標を立てるのが良いです。

Do:実行

計画したプランを実際にやってみましょう。実際行ったことやどうだったかなど記録をしておくと次に行う評価がしやすくなります。

Check:評価

Doで実際にやってみたらうまくいっているのかどうか評価、確認してみましょう。例えば数字に出すなど目に見えるような形で評価できるとわかりやすいです。

Act:改善

checkで考えた改善策の検討を行います。成功につながっていたものは継続実行し、失敗に終わったものは中止や延期の判断が必要な場合もあります。そうなった場合、また計画を練る必要があります。こうして最初のPlanのとこ戻ることによって、ぐるぐる回りより良い結果にしていきます

うまく回すためには

PDCAサイクルがどういうものかわかっても、なかなかうまく使えないことがあります。その時は根本的に見直しが必要です。
どこを見直すかはそれぞれのセクションのどこに問題があるかをみていきます。
それぞれの見直すポイントみていきます。

Plan:計画

このセクションは目標の設定でした。ここで問題があった場合は、設定した問題が現実的かどうかをみていきます。ここでの目標は長期的な目標よりも短期もしくは中期的な目標が良いと思います。
〇〇であろうからこの目標を立てようと考えた時はこの〇〇がそもそも間違っていないかを見直すのも大切です。

Do:実行

このセクションは設定した目標の実行でした。ここで問題があった場合は実行する人のモチベーションはどうかをみていきます。モチベーションをあげることができれば実行できるようになると思います。方法としては目標をはっきり明確にする。実行すれば成果につながる、目標に到達するとわかるようにする。などが考えられます。目標の設定をより短期的にすること、目標が明確になることもあるでしょう。

check:確認

このセクションは実行したことに問題がないか検証することでした。ここで問題があった場合は、そもそも検証方法がわからず検証ができないということになります。また検証してみていいか悪いかをどう判断していくかもわかりやすくしなければなりません。一番わかりやすいのは数値にして、基準を設け、この基準より上か下かでみることです。ただ数値にできないものもあると思うのでこの辺りは工夫が必要です。

Action:改善

このセクションは問題点があった時の改善をすることでした。改善をするためにどうしたら良いか考えてもこれはダメだ、あれはできないなど否定ばかりしていまうと、なかなか話が進みません。なんでもやってみよう精神が大切です。

ポイントまとめ

なかなかうまくいかないときの見直すポイントをそれぞれのセクションごとにみてみました。
まとめると

  • 目標設定が明確か
  • 実行者のモチベーションを保てるか
  • 検証方法はわかりやすいか
  • 改善策をすぐ試せるかです

となります。
目標達成につまづいたときは一度上記のところを見返してみてください。
きっとどこかにつまづきの原因があります!


実例

僕が実際に使った実例を紹介します。実例①は病院で働いていたときに違う患者さんを呼び入れてしまう問題がでました。これを解決という目標に向けて使いました。実例②は個人的にサイトを立ち上げるべくこの考えに沿って組み立てました。

実例①名前間違いという問題を減らすために

  • P:呼び入れしたあとに必ず名前の確認を行う
  • D:本人に目でみて確認してもらったり、本人に名乗ってもらったりして確認をした。
  • C:目で名前の確認をしてもらおうとしても字が小さくて見えない人がいたり、良く確認せず合っていると言ったりと問題が発生した。名乗ってもらえなかったり、クレームがでたこともあった。
  • A:基本的には本人に名乗ってもらうのが間違いが少ないであろう。協力に応じてもらえない場合は目視で確認など簡単に終わらせることがいいだろう。

実例②ポータルサイトの立ち上げを目指す→人や資金、どう作っていくかの知識やノウハウが必要。

  • P: 人:ポータルサイトのジャンルと関係がある人に声をかける。実際のポータルサイトをみてどうつくるかを練る。
  • D:コミュニティサークルにはいって人脈を拡げて実際声掛けをした。ポータルサイトをみた。必要な機能やデザインイメージを沸かした。
  • C:ポータルサイトをつくるための知識が足りない。資金が必要。作成後みてもらうためのSEO対策などの知識も足りない。
  • A:ネットビジネスをやっている人の講習をうける。ブログの収益化を目指す。(SEO対策手法と資金の取得)
  • P:ネットビジネスのセミナーを探す。収益化用にブログを立ち上げる。
  • D:コミュティサイクルにはいる。もんたのごちゃまぜブログを立ち上げる。

実例①は仕事中に起きた名前間違いで違う人の対応をしてしまった事例に対してのものです。
これでもうまく話せない人がいる場合で問題が起きてさらにPDCAサイクルを回しました。

実例②は個人的な実例です。こんな形でいまもこのPDCAサイクルの考え方を念頭に置きながら、継続し目標に向かって進めています。

これは企業の企画立ち上げ時などに使うのが一般的かもしれませんが実はいろいろな場面で使えますし、どんな順番でやっていくか、何が問題かなど整理ができます。セクション毎に記録をとっていくとさらに整理ができます。

まとめ

今回はPDCAサイクルというマネジメントサイクルにスポットを当てました。
ビジネスや企画、何かの目標を立ててそれを達成するために必要な基本的な考え方です。
しかし実は組織的なシーンだけでなく個人的なシーンにも応用できます。

実際僕もこの考え方をベースに進めています。

いかがですか?もしなにか目標とするものができて、道筋に悩んだら・・。
この考え方を使ってみてはいかがでしょうか?

しかし現在はこのPDCAが古いと言われているんです・・・!!
この話はまた違う記事でお話ししますのでそちらもご期待ください。

だからってこのPDCAサイクルがなくなるわけではありませんので読んでも無駄だった・・ということはないはずです!

ではまた

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